Tienes un email

Al alcanzar el puesto número cuatro de nuestra lista de diseñadores nos encontramos con un español, Juan de la Cierva y Codorniú (1.895 - 1.936). Este gran ingeniero se enfrentó al problema del desarrollo de una aeronave de alas giratorias autosustentadora (autogiro) que plasmó en 1.922 en su primer prototipo el C-1. Tras varios modelos fallidos el modelo C-4 voló con exito en enero 1.924 en el aeródromo de Getafe con el teniente Alejando Gómez Spencer a los mandos. En posteriores modelos introdujo la articulación de batimiento en las palas para evitar los problemas de asimetría de sustentación del rotor. En 1.925 tras el éxito de su demostración en Inglaterra con el modelo C-6, creó la Cierva Autogiro Company Ltd. para la fabricación de sus aparatos. La aplicación de sus innovaciones contribuyó de manera sustancial al desarrollo del helicóptero.

Vaya pues mi número 4 para La Cierva.

Esta semana vamos a relajarnos un poco y hablaremos de como la tecnología influye en nuestro quehacer diario y en nuestros usos y costumbres. Hoy vamos a reflexionar sobre el email.


El desarrollo de la tecnología informática a puesto a nuestro alcance herramientas que hace tan solo veinte años nos habrían parecido ciencia ficción. Desde el desarrollo de Internet hasta las redes sociales todo un cúmulo de oportunidades nuevas se nos brinda. Desde un punto de vista personal no todas puede que hayan influido directamente en el desarrollo en tu actividad diaria, pero si tuviéramos que elegir una, creo que el email sería la mas importante.

El email se ha convertido en un elemento indispensable en nuestra vida personal, pero sobre todo en la profesional. Hoy no concebimos nuestra actividad diaria sin el empleo del correo electrónico. Pero esto, como todas las cosas, tiene una cara perversa que hace que a menudo aborrezcamos a quien lo inventó.

Existen varias clases de emails característicos de los cuales os presentamos algunas muestras:

• "El informativo" en el que te convocan a una reunión que ya se ha celebrado
• "El de las festividades" en el te comunican que una compañera va a tener un niño, como si tu no te hubieras dado cuenta de que estaba embarazada
• "El del vago" que es el que te envía tu compañero de la mesa de al lado para preguntarte algo que podría haberte preguntado levantando un momento el culo de su silla y hablando contigo
• "El 666" que es el que te envía tu jefe a las 6 de la tarde, adjuntando una especificación en pdf de 6 Mbytes, y al que pretende que le des respuesta al día siguiente, con tus comentarios a la misma, antes de las 6 de la mañana porque tiene que salir de viaje y en el avión no tiene cobertura
• "El del acta de reunión" que es el que te envía alguien que no conoces pero en el que se reflejan las acciones que debes de emprender como consecuencia de una reunión a la que ni si quiera fuiste invitado
• "El de alguien tiene un problema" en el que un enorme grupo de personas se comunican unas a otras que hay un problema y ha de ser resuelto, esperando que alguien pique y considere que le toca a él
• "El de la reclamación" en el que alguien te reclama muy indignado respuesta a un email suyo que tú no has recibido porque el fulano se equivocó en la dirección de correo
• "El del suministrador" en el que confirman tu inscripción en un seminario en Delaware que no habías solicitado
• "El diario" que es el que envía la dirección todos los días para comunicarte un nuevo paquete de normas de inmediata aplicación ya sean sobre Seguridad e Higiene, sobre las plazas de aparcamiento o quizás sobre el nuevo horario del comedor
• "El de a mi no me preguntes" en el que alguien a quien habías solicitado una información importante para tu trabajo te contesta que eso no es de su departamento y que es mejor que te dirijas al departamento del al lado
• "El del departamento de al lado" en el te comunican que eso no cae en su esfera de responsabilidad, pero en el que amablemente te redirigen al del de "a mi no me preguntes"
• "El de FYI" que no es una onomatopeya de la velocidad del email, sino tan solo una manera de distribuir cualquier tipo de información irrelevante
• "El de yo no he sido" que es que te envía alguien al que has comunicado la existencia de cierto problema que te afecta
• "El de los puentes" en el que el Jefe del Programa en el que estás trabajando, te comunica que ese día extra que habías pedido para cogerte un puente no se te puede conceder por "necesidades del Programa"
• "El del chistoso" que es el que te escribe ese mismo Jefe de Programa desde la playa, durante ese día que no te has podido tomar de puente, recordándote que a la vuelta del mismo tenéis que hablar de un tema muy importante

Podríamos seguir durante horas pero supongo que todos vosotros sabéis perfectamente de lo que estoy hablando. El email se considera una herramienta básica en el mundo profesional debido fundamentalmente a su inmediatez y desde luego su utilidad es innegable. Pero cuando se emplea como elemento de agresión puede ser algo muy dañino para las personas normales, por lo que creo que la Convención de Ginebra debería registrarlo como arma de destrucción masiva en algunos casos.

Los avances tecnológicos, en si mismos, no son ni buenos ni malos. Ponen a nuestra disposición herramientas que usadas con sensatez nos facilitan el trabajo y nos liberan de tareas que de otra forma serian repetitivas e ingratas pero que, empleadas incorrectamente, pueden convertirse en algo abominable que nos amargue la existencia.

Esto hace que el email en manos de personas que no tiene nada que decir se convierta en spam, y eso es algo sobre lo que todos deberíamos reflexionar.

De todas maneras, aunque tú quisieras racionalizar el uso del correo electrónico el resto de tu organización,  que son la mayoría que no leen este blog, no lo hará, por lo que vamos a indicaros unos cuantos principios  básicos de autodefensa que pudiéramos considerar las "golden rules" del perfecto usuario de email:

• Procura que el número de destinatarios de un correo nunca supere el de empleados de la compañía por que eso daría una imagen de prepotencia
• El asunto del mensaje debe ser corto y lo suficiente críptico como para que, en cualquier caso, los destinatarios necesiten leer el  cuerpo del mismo para saber de que va
• Cuanto más largo sea un email, más importante parecerá. Si crees que no es suficientemente largo recuerda que siempre dispondrás de la función de "anexar archivo". Con esto, debido al tamaño y a la regla anterior, conseguirás que nadie se lo lea
• Trata de no responder directamente a ningún email. Reenvíalo siempre a todo tu grupo de trabajo o incluso a toda tu área, pero sin sobrepasar nunca la regla del punto primero
• En cadenas de mensajes tipo "alguien tiene un problema" responde a cuestiones planteadas al menos tres niveles anteriores, a ser posible incrementando el número de destinatarios. Así siempre podrás decir que no tenias la última información disponible
• Cuando quieras llamar la atención escribe en mayúsculas, parecerá que estás gritando y que por ello tendrás más razón
• En todos tus emails pon en copia oculta a tu jefe. Posiblemente no le interesará el tema, pero le saturarás eficazmente el buzón
• Cuando tengas poco que decir en un email y no llegues al tamaño indicado arriba, usa una fuente de tamaño 14 y doble espaciado en los puntos y aparte. Esto te dará un toque de distinción

Avisados quedáis!

Un pensamiento:

Cuando no tengas ni idea de lo que estás haciendo, trata de hacerlo de manera limpia y ordenada.

Nos vemos.

Sed buenos.

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